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隨機小語
滴水能穿石不是靠力,而是因為它不捨晝夜。

佚名

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公告 蔡孟肯 - 人事 | 2016-08-30 | 人氣:196

花蓮縣政府 函

發文日期:中華民國9758

發文字號:府計管字第0970067518

正本:本府各局室、本府所屬一級機關

副本:本府行政室(請刊登公報)、本府計畫室

主旨:檢送本府修訂「花蓮縣政府公文管制與考核獎懲作業要點」乙份,並於97年6月1日起實施,請  查照。

  謝   深   山                【本案依照分層負責授權主管主任判發】

 

花蓮縣政府公文管制與考核獎懲作業要點

一、花蓮縣政府(以下簡稱本府),為統一公文處理,提高行政效率,特訂定本要點。

壹、公文收發

二、各機關之公文收\發設置:

(一)總收發。

(二)單位收發。(視需要得增設)

行政室為總收發,各局、室為單位收發。各機關得依本機關之性質按實際需求,僅設總收發。

三、收發人員如有異動,應將業務有關事項詳細交代繼任人員,並與主辦研考業務單位(人員)連繫,必要時得由研考單位(人員)予以輔導或訓練。

四、總收發分文,應依下列規定辦理:

(一)視來文內容,認定承辦單位,涉及二個單位以上者,應以來文所敘業務較多或首項業務之承辦單位為主辦單位,或與來文機關業務相對應之單位為承辦單位。有列管必要者,先送研考單位(人員)列管。

(二)總收發分送文件,各單位主管認為不屬於本單位主管業務範圍者,應簽註意見於八小時內經單位主管核准後退回總收發改分。

五、收文編號手續如下:

(一)來文經分文後,輸入電腦,統一編定公文條碼,每年從第一號開始依順序編列。

(二)要求補發之公文,應掛用原收文號。

六、未經編號之收文,應送總收發補辦登記,再行處理。

七、各機關已建置公文管理系統者,其公文資訊管制作業應按下列程序處理:

(一)收發人員應於收文後編定收文號,經登錄後列印簽收清單。

(二)收發人員將簽收清單連同公文由單位收發人員簽收,並經核對無誤後於簽收清單上簽名。

八、人民申請案件,應加蓋「人民申請案件」戳記。

九、收發人員收到發文時,應立即將公文登入電腦後,二日內將原稿辦理歸檔。

十、公文登記表登記後,單位收發人員應將公文逕送承辦人員簽收。

十一、單位收發人員收到承辦人員辦結或陳核公文,應立即登錄系統。

十二、單位收發人員點收文件時,遇有必須退回改分之文件應退回給總收發改分。

十三、單位收發人員收到處理完竣之存查案件時,應製作歸檔清單二份,隨文送檔案人員點收後,一份蓋章收回保存。

十四、單位收發人員對會辦文件及退會文件其簽收均應登錄系統並予送文簿上簽收(府外單位應登錄系統並於登記簿上登記);對創稿文件及陳核文件均應登錄系統。

貳、公文處理

十五、承辦人員不能如期辦竣之案件,應在預定結案日期屆滿前簽奉單位主管核准展延,單位收發人員予以登錄系統,每次展期不得超過十日,以二次為限,但因情形特殊預計未能在三十日辦結之案件,得依本要點二十二條規定申請「專案管制」方式處理。

十六、各級承辦人員處理公務,應於承辦案件登記簿登記之,並應連同負責保管業務有關之參考資料,於職務異動時列入移交。

十七、簽稿如有修改,應由修改人員於修改處蓋職名章,修改過多時,應退回承辦人員清稿後,連同原稿陳核()。已在簽稿上簽章,而未簽註意見者,視為同意。

十八、下列文件,得逕行簽擬存查:

(一)無轉行或答覆必要之文件。

(二)下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。

(三)本機關蒐集或受贈與之參考資料。

(四)屬通知參考性之副本。

十九、下列文件,應併案簽辦:

(一)各件公文案情相同者。

(二)同一案情之正副本。

二十、下列文件,應併案彙辦:

(一)不同機關之來文,其案情相同者。

(二)蒐集資料之往復及轉行文件。

二十一、專案管制規定如下:

(一)公文涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方可辦結之複雜案件,應申請為專案管制案件,惟最長處理時限不得超過四個月。人民陳情案件、人民申請案件、訴願案件不得申請改為專案管制案件。

(二)申請改為專案管制案件,擬定預定完成時間,敘明理由,由單位主管詳實審核,簽經一層核定後副知計畫室列入管制。

(三)如超過預定完成時間且不可歸責於承辦單位者,仍應申請專案管制案件辦理展期。

叁、處理時限

二十二、各機關公文速別,分最速件、速件、普通件、特別件四種,其標準如下:

(一)最速件:隨到隨辦、一日內處理完畢。

(二)速件:不超過三日為限。

(三)普通件:不超過六日為限。

(四)會辦案件:按傳遞速別卷宗「最速件一小時」、「速件二小時」、「普通件四小時」之時限遞送;受會單位應按速別卷宗「最速件隨到隨辦」、「速件一日」、「普通件三日」之時限內辦理。

(五)會辦公文視同速件處理,特急文件親會,如涉及二單位以上之案件,應依次遞會或複製同時送會。

(六)會辦案件有下列情形之一者,得於簽辦前會商協調:

1、有時間性或重要案件。

2、涉及三單位以上職掌案件。

3、案情繁雜或意見不一致之案件。

(七)限期公文:來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦理。

(八)人民陳情案件:依據處理人民陳情案件相關規定辦理。

(九)人民申請案件:依據處理人民申情案件相關規定辦理。

(十)訴願案件:依「訴願法」之規定辦理。 

二十三、各機關公文處理之時限及逾期積壓責任之議處,應依公文處理時限暨逾限懲處標準表規定辦理。(附件一)

肆、公文稽催

二十四、單位收發人員應配合計畫室辦理公文稽催查詢等有關工作。

二十五、承辦人員對經辦文件,自收文起至發文止,應負文件全程各階段查詢之責,如查催發生困難時,應即簽報。

二十六、各機關主辦研考業務單位(人員),對逾期案件每十五天應列印事前檢查表一次,分別送各單位予以稽催,承辦單位仍延不辦理及未答復原因者,以故意積壓公文論,簽報議處並限期清理,追蹤至結案為止。

二十七、業務單位(人員)應協助計畫室定期或不定期檢查及調閱有關資料,並配合計畫室辦理個案分析之需要,協助提供相關之資料。

(一)計畫室每月彙製公文時效統計表,簽陳首長並於相關會議報告。

(二)計畫室對於逾期三十天以上之案件,經調卷分析查核結果,有積壓責任者,依照懲處標準,予以簽辦議處。

二十八、發生下列情事經糾正再犯者,予以書面警告;如致延宕公文時效,則依公文處理時限暨逾限懲處標準表(附件1)規定簽報議處。

(一)損毀、棄置、遺失公文或檔案者。

(二)違反分層負責規定者。

(三)無故拒收公文或對承辦公文,延不簽收逾2日者。

(四)會辦公文經書面查催後仍未立即簽辦者。

(五)對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。

(六)應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者。

(七)逕收來文或交辦案件應登記而未送收發登記掛號者。

(八)對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改紀錄者。

(九)專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。

(十)人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時,未即一次詳加註明通知補正者。

(十一)其他違反本要點之規定而屬情節重大者。

二十九、本府對所轄機關之公文查詢及文書作業得隨時派員輔導及公文查詢,並每年應定期督查一次

伍、考核獎懲

、本府對處理公文人員應嚴加考核,相關作業由計畫室負責,並依有關規定辦理。

三十一、公文處理之考核項目,規定如下:

(一)速度。

(二)數量。

(三)確實。

(四)熟練。

(五)內容。

三十二、公文處理人員適用之獎勵種類規定如下:

(一)嘉獎。

(二)記功。

受獎人員一人承辦數項業務時,應選擇重要一項辦理獎勵。但其餘公文數量得合併計算。

三十三、公文處理人員適用之懲處種類規定如下:

(一)申誡。

(二)記過。

三十四、本府及所屬各機關對公文承辦人員、文書管理人員、登記員、主計與出納人員之獎勵,應分別依附件二至五之各標準表每半年辦理之。

三十五、計畫室對公文處理之定期考核結果,每半年應統計評定個人成績優劣,並擬具獎懲類別,簽報機關首長核定後辦理獎懲。

三十六、本縣各鄉鎮市公所得比照本要點自行訂定相關規定,作為文書處理之準據。

【附件一】花蓮縣政府及所屬各機關公文處理時限暨逾限懲處標準表

區分

階段

每月每人

平均件數

標    

速件

(時)

普通件

(時)

逾   限   懲   處   標   準

備    註

逾限

逾限一倍以上未滿二倍者

逾限二倍以上未滿五倍者

逾限五倍以上

機 關 收 文

800

1

1

登記作為辦理獎懲之參考。

登記送有關單位主管予以糾正或警告。

登記並予以申誡。

登記並予以記過。

1、一人同時發生積壓數件時應酌情加重議處。

2、代辦上一級公文應比照秘書、秘書長、副首長、首長階段時數比例核算。

3、機關首長之逾限責任由上級機關就有關資料專案處理。

單位登記桌收文

650

1

1

承  辦  員

(簽辦敘稿)

(含存)70

8

16

會(稿)簽以一個

單位或機關計算

30

8

24

簽 稿 收 文

(含存)1,000

0.5

1

陳(核)判

課    長

 

2

4

核稿人員

單位主管

 

2

6

秘    書

秘 書 長

 

3

6

副 首 長

首    長

 

2

6

繕       校

150

2

4

用       印

1,800

0.5

1

單位登記桌發文

650

1

1

機 關 發 文

1,100

1

1

 

【附件二】花蓮縣政府及所屬各機關承辦人員獎勵評分標準表

獎勵評分標準

類別

承辦員經辦文件(包括處理、簽、擬、敘稿、會辦)

速度

(20%)

評分標準

1至3日內辦出(不包括存查)件數佔個人每月平均辦出總件數(不滿46件者不予評分)80%以上而無積壓紀錄者。

1至3日內辦出(不包括存查)件數佔個人每月平均辦出總件數(不滿46件者不予評分)70%以上而無積壓紀錄者。

1至3日內辦出(不包括存查)件數佔個人每月平均辦出總件數(不滿46件者不予評分)60%以上而無積壓紀錄者。

1至3日內辦出(不包括存查)件數佔個人每月平均辦出總件數(不滿46件者不予評分)50%以上而無積壓紀錄者。

1至3日內辦出(不包括存查)件數佔個人每月平均辦出總件數(不滿46件者不予評分)30%以上而無積壓紀錄者。

得分

20

19

18

17

15

數量

(20%)

評分標準

180件以上

(含存查)

150件以上

(含存查)

120件以上

(含存查)

90

(含存查)

60

(含存查)

得分

20

18

16

14

12

熟練

(10%)

評分標準

全部照規定辦理而無錯誤者

錯誤1至2點者

錯誤3-4點者

錯誤5-6點者

錯誤7-8點者

得分

10

9

8

7

6

品質及內容

(50%)

評分標準

必需要協調、創造、研判、且具備規劃性、審議性、研究性之繁雜案件。

需要協調作業、創造力、判斷力等非定型公文之處理。

不需要協調、創造力、判斷力等簡易之定型公文、例行表報。

得分

41~50

31~40

1~30

獎勵標準

91~93

嘉獎1

94~96

嘉獎2

97~100

記功1

                   

【附件三】花蓮縣政府及所屬各機關文書管理人員獎勵評分標準表

獎勵評

分標

類別

速度(35%)

數量(30%)

熟練(30%)

獎勵標準

評分標準

得分

評分標準

得分

評分標準

得分

91-93

94-96

97-100

收發

(1)全部未逾規
定時限者

(2)1次逾限者

(3)2次逾限者

(4)3次逾限者

35

 

32

30

28

(1)2,000件以上

(2)1,600

(3)1,200

(4)800

30

28

26

24

(1)全部無錯誤者

(2)1至2次錯誤者

(3)3至4次錯誤者

(4)5至6次錯誤者

35

32

30

28

嘉 獎 1

嘉 獎 2

記 功 1

簽稿收發

同上

同上

(1)1,600件以上

(2)1,400

(3)1,200

(4)1,000

同上

同上

同上

繕寫

(打字)

同上

同上

(1)180,000字以上

(2)160,000

(3)140,000

(4)120,000

同上

同上

同上

(電腦打字)

同上

同上

(1)240,000字以上

(2)220,000

(3)200,000

(4)180,000

同上

同上

同上

校對

(督繕)

同上

同上

(1)1,050件以上

(2)900

(3)750

(4)600

同上

同上

同上

 

 

 

監印

同上

同上

(1)3,600件以上

(2)3,000

(3)2,400

(4)1,800

(含副本)

同上

同上

同上

 

 

 

發文

同上

同上

(1)2,400件以上

(2)2,000

(3)1,600

(4)1,200

(含副本)

同上

同上

同上

 

 

 

管卷

同上

同上

(1)2,000件以上

(2)1,600

(3)1,200

(4)800

同上

同上

同上

 

 

 

附註:

一、表列速度、數量、熟練3項個人成績均須達到受獎分數為準,缺一者不獎。

二、速度欄逾限次數及熟練欄錯誤次數均以6個月累計數為準。

三、數量欄為個人每月平均件數(以6個月數平均之)。

四、收文、發文、管卷部分,如處理1件公文,係數人分工辦理者,總件數標準之計算,應按其全部工作人數乘表列個人數量,所得之數即為各該部分每月平均標準件數(例如收文部分係5人分工者,其每月平均總件數最低應為4,000件方能達到評分標準)。

五、數人分工辦理者之逾限次數及錯誤次數,均以各該分工之個人發生者計算之。

六、蓋印及發文之數量,以實際蓋印數及發出文件數計算之。

七、獎勵標準達行政獎勵標準者,受獎人員可行政獎勵。

 

【附件四】花蓮縣政府及所屬各機關基層收發(登記員)獎勵評分標準表

獎勵評

分標

工作    準

項目

速度(35%)

數量(30%)

熟練(35%)

獎勵標準

評分標準

評分標準

得分

評分標準

91-93

94-96

97-100

每月公文總檢查時之所查表數

一、每月均在規定時間內整理完畢結案資料通知公文檢查人員作公文總檢查者得三十五分。

二、凡每次遲延一日通知公文檢查人員者扣二分

(一)1200件以上

(二)800

(三)500

(四)200

(一)30

(二)25

(三)20

(四)15

一、全部照規定辦理而無錯誤者得35分。

二、凡有錯誤一點者扣1分。

 

 

 

注意事項:

一、凡有積壓公文紀錄者不予獎勵。

二、本表應依據每月公文檢查表或電腦系統資料統計件數及錯誤點。

三、數量欄為個人每月平均件數(以六個月數平均之)。

四、一登記員管理兩登記桌者,以兩登記桌表數及錯誤數相加作為獎勵標準,三登記桌以上者,計算法同。

五、二人共管一登記桌者,應平均計算其成績。

六、登記員之錯誤點數,如發生每人所得平均錯誤點數未足一點時,仍以一點論。

七、表列錯誤點為六個月累計數。

 

【附件五】花蓮縣政府及所屬各機關主計與出納人員辦理一般會計憑證帳務登錄獎勵標準表

獎勵評

分標

工作     準

項目

速度(10%)

數量(70%)

熟練(20%)

獎勵標準

評分標準

評分標準

得分

評分標準

得分

91-93

94-96

97-100

承辦人員經辦憑證單據之審核及會計憑單之開立

未逾規定時限者得十分

(一) 1200件以上

() 800

(三) 500

(四) 200

(一) 70

(二) 65

(三) 60

(四) 50

(一)全部無錯誤者

(二)一至二件錯誤者

(三)三至四件錯誤者

(四)五至六件錯誤者

(一)20

(二)18

(三)16

(四)14

注意事項:

一、凡公款支付憑單編製,未依規定期限辦理,無故稽延二日以上者不予獎勵。

二、本表以憑證審核人員與會計憑證編製人員為獎勵對象。

三、速度欄為個人辦理付款單據審核至開立付款憑單或傳票遷移地區支付處或出納部門以二日為準。

四、數量欄為個人每月付款憑單,收支傳票合計平均件數(以六個月平均數除審核人數)。

五、品質欄以六個月內受審計單位審定剔除繳庫累計件數。

六、憑證之審核若由數人辦理者,每月平均總件數標準之計算,應按其全部人數乘表列個人數量,所得之數即為各該部分每月平均標準件數(列如由二人分工者,其每月平均總件數最低應為四百件方能達到標準)。

七、會計憑證編製人員與憑証審核人員一併獎勵。

八、承辦人員,依據本標準表規定給獎者,其主管課長(或複審人員)得依下列原則辦理獎勵。

(一)考核期內(半年),其本人及課內承辦人員均無因逾期公款支付時限而受懲處者。

(二)其獎勵標準以不超過課內承辦人員之獎勵為原則。

請同仁詳閱

 

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